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Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung, Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten und erste Schritte

Uwe Huchler

24.04.2018 | Fachbeitrag Kommentare (0)

Der Countdown läuft: Ab dem 25.5.2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) unmittelbar. Die seit zwei Jahren geltende Übergangsfrist endet damit. Auch für soziale Einrichtungen, Vereine  und soziale Unternehmen gilt dann, dass bis dahin auf die neuen Vorschriften der DS-GVO umgestellt wird. Andernfalls drohen hohe Bußgeldzahlungen! Sie können dann nicht mehr damit rechnen, dass die Aufsichtsbehörden ein Auge zudrücken werden, wenn Ihre Einrichtung, ihr  Unternehmen oder ihr Verein  nicht ausreichend vorbereitet haben.

Für wen gilt die Datenschutz-Grundverordnung?

Die Datenschutz-Grundverordnunggilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Datei-System gespeichert sind. Dazu reicht schon das elektronische Speichern auf einem PC oder sogar ein nach bestimmten Kriterien geordnetes Karteisystem.

Die Verarbeitung umfasst:

  • Erheben (Daten beschaffen, sammeln)
  • Speichern, Ändern (Korrektur von Kontaktdaten)
  • Nutzen (Abfrage starten)
  • Übermitteln (Weitergabe an Dritte, Reinschauen lassen)
  • Verknüpfen und löschen.

Damit fallen alle soziale Einrichtungen (durch Personal-, Mitarbeiter-, Patienten-, Klienten-, Bewohner und Angehörigendaten) in den Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung. 

Personenbezogenen Daten

..sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Beispiele sind: Name, Wohnort, Steuernummer, Religionszugehörigkeit. 

Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Es gibt Grundprinzipien, die dem gelebten Datenschutz zu Grunde liegen. Im Datenschutzrecht gilt das sogenannte Prinzip des ‚Verbotes mit Erlaubnisvorbehalt’. Das heißt wiederum, dass es immer einer Begründung bedarf, wenn (Betroffenen-)Daten erhoben, verarbeitet oder ggfs. weitergeleitet werden. 

Es gibt nur zwei zulässige Gründe dies zu tun. Entweder es gibt

  • eine gesetzliche Grundlage, die regelt, welche Daten von wem, für wen und zu welchen Zweck verarbeitet werden dürfen, oder
  • es liegt eine Einwilligung der betroffenen Person vor.

Eine Einwilligungist jede  freiwillige, für einen Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffenen Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

Wenn man demnach Daten verarbeiten darf, muss sichergestellt sein, dass dabei insbesondere die Zweckbindung, Richtigkeit und die Erforderlichkeit beachtet werden. Des weiteren muss darüber Rechenschaft abgelegt werden.

Beispiel: Grundsätzlich ist es also verboten, beispielsweise die Verlaufs- oder Krankengeschichte an eine dritte Person weiter zu geben. Eine Ausnahme besteht nur, wenn ein Gesetz die Übermittlung erlaubt – wie zum Beispiele die Abrechnungsdaten an die gesetzliche Krankenkasse. Oder die Patientin hat eingewilligt, eine externe Abrechnungsstelle einzuschalten.

Selbstverständlich müssen die Daten ‚richtig’ sein, das heißt, sie müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neusten Stand sein. Verantwortliche müssen mit angemessenem Aufwand sicherstellen, dass die Daten (z.B. Kunden, Mitarbeiter, Patienten, Klienten, ..) aktuell sind.

Zu beachten ist dann auch noch, dass die personenbezogenen Daten, die der Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind und für die es keine sonstigen Aufbewahrungsvorschriften mehr gibt, entweder zu löschen oder so zu ändern sind, dass jeglicher Personenbezug wegfällt.

Rechenschaftspflicht

Die Aufsichtsbehörde darf von dem Verantwortlichen verlangen, dass er im Zweifel durch Vorlage einer schriftlichen Dokumentation nachweisen kann, 

  • welche personenbezogenen Daten er verarbeitet, 
  • auf welcher Rechtsgrundlage er dies konkret macht, 
  • für welchen Zweck er die Daten verwendet und 
  • für wie lange er sie noch speichern möchte.

Diese Verpflichtung trifft alle! Unternehmen, soziale Einrichtungen, Vereine usw.

Dies kann man relativ einfach dadurch erfüllen, indem man ein Verarbeitungsverzeichnis um diese Informationen ergänzt. Wie so ein Verarbeitungsverzeichnis aussehen kann, wir in einem der nächsten Beiträge beschrieben.

Checkliste und erste Fragen

Die ersten Fragen, die sich stellen müssen:

  1. Gibt es ein Bewusstsein in Ihrem Unternehmen / ihrer Einrichtung, dass Datenschutz Chefsache ist, z.B. durch die Regelung der Verantwortlichkeit, das Bewusstsein über Datenschutz-Risiken.
  2. Verfügt Ihr Unternehmen / ihre Einrichtung über einen Datenschutzbeauftragten (betrieblich oder auch extern).
    Wenn  nein: Warum nicht?
    Wenn ja: Ist geklärt, wann er von wem einzubeziehen ist.
  3. Haben Sie bereits ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Wer kann es erstellen, bis wann?
  4. Haben Sie einen Auftragsverarbeiter (IT-Unternehmen, externe Buchhaltung etc.). Gibt es eine Übersicht, gibt es Vereinbarungen dazu?
  5. Haben Sie bereits alle Texte zur datenschutzrechtlichen Information der betroffenen Personen angepasst? 

Weitere Themen rund um die Datenschutz-Grundverordnung werden in den nächsten Wochen hier und auf dem Partnerportal www.social-software.de besprochen:

  • das ‚Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten’ (Inhalt und Aufbau)
  • Datenschutzbeauftragter (intern oder extern) (Aufgaben, Voraussetzungen, Kosten, Notwendigkeit)
  • Auftragsverarbeitung und IT-Sicherheit
  • Rechte von betroffenen Personen 
  • Sanktionen und Haftung

Autor: Uwe Huchler, Diplomökonom Univ.

Weitere Informationen und Kontakt:

Analyse und Beratung in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft

info@uwehuchler.de

Chefredakteur von social-software.de

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