Datenschutz, pädagogische Unterstützung, einfache Benutzung - 5 wichtige Dinge, an denen man eine gute Kita-App-Lösung erkennen
Ihre Kita möchte mehr digitale Kanäle nutzen, um die täglichen Aufgaben und Abläufe zu vereinfachen? - Dann wird es spannend: Neben der ohnehin schon hochverdichteten Arbeit in Kita und Gruppe muss ein IT-Partner gefunden werden, Angebote müssen diskutiert und verglichen werden, Software muss aufgespielt werden. Ergänzend kommen Fragen auf wie: Sind wirklich alle Datenschutzprobleme abgeklärt? Dann gilt es, die Eltern zu überzeugen, sich die Apps oder Programme für die Installation aufspielen – und diese auch wirklich nutzen. Und was ist mit den Verwaltungsaufgaben? - Die Leiterin erkennt, Programme für die Personal- und Finanzplanung und viele mehr wären ebenfalls wünschenswert. Und: Lässt sich auch in Zukunft die Stundenabrechnungen in Excel exportieren, damit sie für die Beantragung der Zuschüsse an den Träger … STOPP!!! - Ob in einer Kita oder anderswo: Die Erfahrung lehrt - wenn ein Digitalisierungsprojekt so durcheinander beginnt, ist es eigentlich schon fast gescheitert.
++ Eine gute Kita-Digitalisierungs- und Kita-App-Lösung erkennt man statt dessen an diesen Eigenschaften:
+ Sie ist für ALLE Beteiligten einfach zugänglich und lässt sich einfach nutzen - indem sie insbesondere mit Geräten und Software arbeitet, die ohnehin vorhanden oder in einfachen und kostengünstigen Gesamtpaketen aufrüstbar sind.
+ Sie kann alle wichtigen Abläufe und Planungsschritte in ihrer Kita ohne Medienbrüche abbilden.
+ Sie arbeitet mit den Begrifflichkeiten und hat alle Themen bereits hinterlegt, die im erzieherischen und Kita-Bereich gängig sind.
+ Sie verfügt auch über pädagogische und Bildungsdokumentations-Funktionen für die wichtige pädagogische Arbeit - insbesondere zur Vorbereitung von Elterngesprächen und Dokumentation pädagogischer Fortschritte.
+ Sie ist bereits für die deutsche Kita-Landschaft optimiert – sodass sich Eltern und Kita-Personal über DSGVO, Persönlichkeitsrechte etc. während der alltäglichen Kommunikation (selbst beim Austausch von Bildern, im Elternchat etc.) keine Gedanken zu machen brauchen.
Kurz zusammengefasst könnte man also 5 wichtige Grundeigenschaften einer Kita-App-Lösung nennen, die deren Einsatz erfolgreich machen:
- Absolut niederschwellige, minimale technische Nutzungshürden für Eltern und Erzieher*innen
- Vollintegrierte Planungs- und Organisationsfunktionen und Schnittstellen
- Klare Fokussierung auf Bedürfnisse von Kitas
- Integrierte pädagogische und Bildungsdokumentations-Funktionen
- A priori Berücksichtigung aller kitaspezifischen sowie allgemeinen rechtlichen Anforderungen
++ Am Beispiel Kidling:
1) Niederschwelliger Start
Welche technischen Geräte und welche Lösungen benutzen die Eltern ohnehin täglich, selbst auch mal privat in der Mittagspause oder noch kurz gleich nach der Arbeit? – Whats-App oder andere Messenger-/Kalender- etc. Dienste kamen wegen datenschutzrechtlicher Bedenken natürlich nicht in Frage. App-fähige Smartphones haben heute jedoch fast alle Eltern und eine Smartphone-App aus den gängigen Shops kostenlos downloaden kann heutzutage ebenfalls eigentlich jeder. Damit war der Kern der Lösung klar. Die Kidling Kita-App für Eltern wurde entwickelt. Seit Kurzem verfügt sie sogar über eine Direktchatfunktion auf Basis eines eigenen Messengerdienst.
Und die Erzieher:innen? Auch hier sollte es für den Einsatz in der Gruppe, Dokumentation durch Bilder etc. eine Smartphone-App geben. Für umfangreichere Themen stellen die meisten Kitas ihren Gruppen ein Tablet mit den gleichen Apps zur Verfügung. Beim Checken der Tagespläne oder Essenspläne, die die Leitung bereitstellt, oder bei kurzen Fragen der Eltern ist das laut Feedback der Erzieher:innen schick und modern, multifunktional einsetzbar und im Gruppenalltag einfach zu bedienen.
Die Kita-Leitung oder planende Verantwortliche zieht sich dagegen gelegentlich ins Büro zurück. Dort plant sie an Laptop oder Desktop-PC Personaleinsatz und Inhalte und organisiert Events. Auf der einen Seite benötigt sie hierfür Schnittstellen in Richtung der Gruppen aber auch ein Informationsfluss in die Elternkommunikations-App und Zugriff auf umgekehrt an sie gerichtete Messages. Gleichzeitig ist für die Leitung auch nahtloser Datenaustausch mit dem Träger wichtig.
Anders als im Kommunikationsbereich legte Kidling die Lösung für Verwaltungsaufgaben nicht in eigene Apps: Für diese wurde einfach zu bedienende Cloud-Software verschiedener Partner genau auf die Bedürfnisse von Kitas angepasst und an das Kidling-Gesamtsystem angebunden. So wurden z.B. gewöhnlich vielfahr bewährte aber oft doch etwas öde und sperrige Management-Standardzeitplaner zu pädagogischen Wochenplänen oder Essensplänen – per Klick mit den Kolleg:innen in den Gruppen und Eltern teilbar – und mit ganz einfach schon für Kita-Bedürfnisse vorgeschlagene, vorkonfigurierbaren Feldern: Für Kita-Bedarf eingerichtet – einmal wenn gewünscht noch individuell angepasst – für immer ganz einfach verfügbar.
2) Vollintegrierte Abläufe zwischen allen Ebenen
Verglichen mit reinen Messaging-Diensten haben integrierte Lösungen mit Apps und Plattformen auf allen Ebenen einer Organisation natürlich noch weiteren deutlichen Mehrwert. Bei Kidling äußert sich das auf Elternseite zum Beispiel durch einfachen Zugriff auf Kalenderfunktionen wie An-/Abmeldung des Kinds, oder bei entsprechender Freigabe Zugriff auf Wochenpläne, Bilddatenbanken etc.. Die Erzieherinnen freuen sich über einfache Möglichkeiten Fragen oder Bilder an die Eltern zu schicken, oder ihnen Freigaben für Dokumente zu erteilen.
Zentraler Punkt hierbei ist jedoch, dass die Daten die eigene, zertifizierte Kommunikationsumgebung 
nicht verlassen müssen: Alle Verbindungen und Nachrichten zwischen Programmen der Leitung, der Erzieher:innen in den Gruppen aber auch Träger und Eltern müssen automatisch per Single-Mausklick und ohne Fehlermöglichkeit dort angekommen wo und wie gewünscht – und dies sicher. Auch Antwort- und Feedbackfunktionen müssen ohne Nachdenken an den richtigen Ort zurück gehen. Der Anwender soll nach erster Einrichtung nur noch anwenden müssen: Sonst nichts. Denn jeder händische Eingriff würde Fehlermöglichkeiten bergen, erzeugt Stress. Der/die Anwendende darf nicht gezwungen sein, sich dafür zu interessieren, was technisch im Hintergrund abläuft.
3) Klare Fokussierung auf Bedürfnisse von Kitas
Altbekannt und immer anstrengend ist es auch, als Anwender überlegen zu müssen, was ein Programm nun mit bestimmten Begriffen oder Funktionsbeschreibungen meinen könnte. Bei Kidling sind daher von Beginn an Expert:innen aus dem engsten Kita-Umfeld in die Entwicklung einbezogen worden. Ergebnis: Der Kalender heißt Wochenplan, der Event nicht Event sondern Fest oder Elternabend, der St.-Martins-Tag ist das „Laternenfest“, fehlende Windeln sind Windeln und keine Hygiene-Verschleißmaterialien - und die Bildungsdokumentation ist eine „Bildungsdokumentation“. Und wenn es dann doch z.B. regionaltypische Unterschiede geben sollte: dann lässt sich fast alles direkt im eigenen Programm umbenennen und taucht danach auf allen Ebenen mit dem neuen Namen auf.
4) Integrierte pädagogische und Bildungsdokumentations-Funktionen
Stichwort: Bildungsdokumentation heißt Bildungsdokumentation. Dem Kidling-Team war es wegen seines pädagogischen Hintergrunds extrem wichtig, dass die Kidling Kita-App-Lösung auch eine professionelle Bildungsdokumentationsfunktion gemäß dem entsprechenden Katalog der Landesministerien enthält. Kidling-Mitgründerin Eva Mencner war lange Jahre als Lehrerin an einer Fachschule für Erzieherinnen tätig. Sie kennt den manchmal fast nicht zu leistenden Aufwand, den Erzieher:Innen hierzu quasi „nebenbei“ betreiben müssen, aus direktem Erleben.
Eine App mit einer einfachen Dokumentationsfunktion, die die Erzieher:innen z.B. mit einer kurzen Dienstschluss-Routine in den Alltag integrieren können - leistet hier hervorragende Dienste. Die sonst so aufwändige Vorbereitung der jeweils nächsten Runde individueller Elterngespräche zur Entwicklung ihres Kinds kann mit dieser Unterstützung im Vergleich zu früher quasi zum „Kinderspiel“ werden.
5) Es geht um Kinder! - Datenschutz geschlossen mitdenken
Nicht umsonst wird vor Lösungen in besonders datensensiblen Bereichen wie Kita oder Schule gewarnt, 
die mit öffentlichen Messenger-Diensten arbeiten oder bei denen sensible Daten, Bilder, Abrechnungsdaten, Dokumentationen zu den Kindern uvm. in allgemeinen Mailprogrammen etc. weiterversendet werden. Wie schnell stehen hier nicht ein paar Adressaten zu viel im Verteiler - oder ein Bild geht rein aus Gedankenlosigkeit auf eine unerwünschte Reise.
Und selbst wenn nichts passiert: Eltern beschweren sich oder haben zurecht Bedenken. Sie nutzen öffentliche Lösungen oft nur zögerlich oder wollen gar nicht teilnehmen. Daher wichtig: Je geschlossener ein System vom Träger bis hinunter zur Eltern-App agiert, umso besser kann die Privatsphäre von Eltern und Kindern geschützt und das notwendige Vertrauen aufgebaut werden.
Oberster Grundsatz einer guten Kita-App-Lösung
Insgesamt war den Gründern und Entwicklern von Kidling bei all dem eines besonders wichtig: Der Grundsatz „Alles kann, nichts muss“. Adam M. Skafi ist der führende Digitalisierungsexperte hinter Kidling. Er und seine Partnerin Eva Mencner, vor der Gründung von Kidling viele Jahre Fachlehrerin in der Erzieher:innen-Ausbildung haben Kidling gemeinsam entwickelt: „Was uns von Beginn an ganz wichtig war: Eine gute Lösung stellt alle digitalen Funktionen, die eine Kita benötigt, auf Basis der genannten Grundsätze zur Verfügung – und lässt sich in den Details dann aber den individuellen Bedürfnissen und Strukturen der jeweiligen Kita genau anpassen!“
Neugierig geworden? Dann laden wir Sie herzlich ein, sich selbst davon zu überzeugen.
- die einzige digitale Komplettlösung für Kitas.
Direkt Demo-Buchen: https://kidling.de/demo/
Ihre Ansprechpartner bei Fragen: Eva Mencer | Ingolf Prey | Tel. +49 (0) 151- 619 57257 | Ingolf.prey@kidling.de
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