Der Kopf in den Wolken
Inhalt- Eine Erzieherin ist keine Bürokraft
- Die Datenwolke
- Cloud-Dienste - vielseitig, flexibel und mobil
- Beispiel aus der Cloud - Dienstplan und Schichten
- Deutsche Gründlichkeit und Sicherheit
Eine Erzieherin ist keine Bürokraft
Verwaltungs- und Dokumentationaufwand werden allerdings den pädagogischen Fachkräften in der Kita zunehmend abgefordert. Damit die Einrichtung reibungslos funktionieren kann, findet neben dem eigentlichen Arbeitsalltag die Planung mit Überstunden in den Teeküchen statt. Meist auf einem veraltetem Dienstcomputer müssen dann die Ergebnisse wie Dienstplan, Personalakten, Zeiterfassung oder Protokolle übertragen werden, um danach auf USB-Sticks oder in E-Mails wieder weitergeben zu werden.
Dabei bieten Cloud-Dienste moderne Lösungen zum Sorgenkind Verwaltung, die sich gerade an öffentliche Einrichtungen wenden. Zwar kann man sich leicht in die Dienste rund um die Datenwolke einarbeiten, doch ist unter den meisten der potentiellen Nutzer überraschend wenig über sie bekannt.
Die Datenwolke
Die Cloud wird von vielen bereits durch Musikdatenbanken oder für die Lieblingsfilme auf privaten Geräten genutzt. Als eine Art ausgelagerte Festplatte können Daten auf den Servern der Dienstleister hinterlegt werden und bilden dort die Datenwolke - die Cloud.
Nicht nur spart man damit am eigenen Speicherplatz, vor allem wird der mobile Zugriff durch internetfähige Smartphones und Tablets als komfortabel empfunden.
Die Cloud ist dabei nicht nur eine Erleichterung für private Nutzer. Gerade das Arbeitsumfeld kann mit den Eigenschaften der Datenwolke - mobiler Zugriff, mehrere Nutzer auf einer Plattform, flexible Anpassung - wesentlich vereinfacht werden.
Die Dienstleistungen, die mit cloud computing, dem Rechnen innerhalb der Wolke arbeiten, erfreuen sich zurecht in größeren Unternehmen großer Beliebtheit.
Rund um die Uhr wird den Mitarbeitern auf der Cloud eine digitale Arbeitsplattform geboten. Die umfangreichen Instrumente ergänzen durch ihre niedrigen Kosten und die kurze Einarbeitungszeit den Arbeitsalltag umfassend.
Cloud-Dienste - vielseitig, flexibel und mobil
Ob Freeware oder preiswert - die meisten Dienstleistungen um die Cloud können ohne große Verpflichtungen ausgetestet werden.
Neben den einfachen Speicherdiensten oder Kommunikationsprogrammen, sind es Planungsprogramme, die sich an öffentliche Einrichtungen und Geschäftskunden wenden.
Dort, wo viele Hände an einem Ergebnis arbeiten, bietet sich die Einrichtung einer Cloud an. Beim Erstellen des Veranstaltungskalenders, der gemeinsamen Präsentation oder dem Schichtplan - in der Cloud arbeitet jeder, informiert sich jeder, hat jeder den vollen Überblick, rund um die Uhr.
Ganze Abteilungen der Verwaltung wie Buchhaltung, Personalplanung und Zeitmanagement können dadurch mit der Wolke zusammengeführt und erleichtert werden.
Beispiel aus der Cloud - Dienstplan und Schichten
Vor allem das Management der Arbeitszeit zeigt deutlich, wie Cloud-Dienste kleinere Einrichtungen und die Mitarbeiter entlasten.
Die Zuteilung von Dienstzeiten und die Terminierung von Arbeitskraft nimmt einen großen Teil der täglichen Planung ein. Oft fließt alles bei einer Mitarbeiterin zusammen, die über ihre Arbeitszeit hinaus mit den Dienstplan-Tabellen kämpfen muss. Alle Mitarbeiterinnen einbeziehen, Urlaubstage errechnen, Fehlzeiten vermerken - das raubt Zeit und Nerven und kratzt am Arbeitsklima. Alle Eventualitäten einzuplanen und jeden individuellen Wunsch zu berücksichtigen ist ohne Hilfsprogramm kaum noch möglich.
Verschiebt man Schichtplan, Zeiterfassung und Urlaubsplanung in die Cloud, lastet die Gestaltung nicht mehr auf einer Person. Jeder Beteiligte kann vielmehr seinen Anteil an der Planung direkt einbinden, indem Wunschzeiten kommuniziert und Fehlzeiten vermerkt werden. Die Ergebnisse sind außerdem mobil und immer aktualisiert mit den Arbeitszeiten einsehbar.
Stundenkonten einzelner Mitarbeiter, digitale Stechuhren und verschiedene Auswertungen wie Lohnabrechnungenen vervollständigen das Angebot der Software zu einer Personalverwaltung, die derart ausgereift nur online und digital funktionieren kann.
Deutsche Gründlichkeit und Sicherheit
Es ist verständlich, dass gerade deutsche Entwickler sich Cloud-Diensten angenommen haben, die Verwaltung und Management in ihren Fokus rücken. Die Dokumentationspflicht vieler Berufsgruppen, gesetzliche Vorgaben in der Verwaltung und die nachweisbare Auswertung von Arbeitszeiten - die deutsche Gründlichkeit macht kleinen Einrichtungen die Arbeit nicht einfacher. Daher sollten sich gerade diese Betriebe an Cloud-Lösungen orientieren und so jeden Mitarbeiter einbeziehen.
Die Sorge vor Datenweitergabe und Hackern ist gegenwärtig nicht unberechtigt. Vor allem im öffentlichen Bereich müssen sich die Nutzer über die Sicherheit der sensiblen und persönlichen Daten Gedanken machen.
Deutsche Server sind allerdings sicherer als die meisten Festplatten und so mancher Aktenschrank. Verschlüsselung und Sicherheitsprüfungen sind in der Bundesrepublik vorgeschrieben und werden von den meisten Entwicklern selbstständig verstärkt.
Ein Blick in die deutsche Daten-Wolke kann sich also lohnen. Die digitale Moderne bringt Erzieherinnen in Kitas und ihrer Freizeit viele Vorteile.
Der Autor
Jan-Martin Josten gründete 2013 zusammen mit John Nitschke das Berliner Start-up shyftplan. Zusammen mit ihrem Team widmen sie sich Cloud-Lösungen auf dem Gebiet der Personalverwaltung. www.shyftplan.com - Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnabrechnung. shyftplan konnte mit ihren zeitgemäßen Lösungen bereits das Bundesministerium für Wirtschaft und den Berliner Senat überzeugen und wird umfassend finanziert. Der Großteil der Dienste kann so kostenlos angeboten werden.