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Sichere digitale Kommunikation im Erzieherberuf

Sabine Hagen

15.05.2018 | Fachbeitrag Kommentare (0)

Auch im Bereich der Bildungseinrichtungen hält die Digitalisierung Einzug: WhatsApp, Facebook und Co werden für die Kommunikation mit den Eltern genutzt. Datenschützer sehen das allerdings genauso kritisch1 wie einige Träger und manche der Einrichtungen selbst. Doch längst nicht jeder Erziehungsberechtigte ist via Zettelwirtschaft erreichbar. Aushänge werden nicht gelesen, Zettel gehen verloren oder werden einfach vergessen. 

Was ist Elternkommunikation 2.0?

Elternkommunikation 2.0 nutzt moderne Technik und übermittelt alles, was die zuständigen Betreuungspersonen wissen müssen, einfach online. Das geschieht oft über Facebook- oder WhatsApp-Elterngruppen. Selbst Instagram wird genutzt, um Bilder des Tagesausflugs an die Eltern zu kommunizieren oder via WhatsApp an den morgigen Schließtag zu erinnern. Doch der Datenschutz bleibt dabei gerne außen vor – schließlich ist es in erster Linie bequem. Die jetzige Praxis der digitalen Kommunikation wird sich zukünftig in Folge der geänderten Gesetzeslage hinsichtlich Sicherheit/Datenschutz verändern. Das bedeutet die Rechte der Eltern werden in Folge des europäischen Gesetzes wesentlich gestärkt und Sanktionen bei Nichteinhaltung verschärft. (Siehe Facebook-Skandal, Unterschrift beider Elternteile/Erziehungsberechtigte Voraussetzung für Verwendung einer digitalen Kommunikation). 

 „Elternkommunikation 2.0 ermöglicht es Ihnen, Eltern außerhalb von Bring- und Abholzeiten zu informieren– schnell, kurzfristig, verlässlich.“

Wird Elternkommunikation 2.0 ordnungsgemäß und datenschutzkonform umgesetzt, können so relativ verlässlich wichtige Informationen an alle zuständigen Betreuungspersonen (z. B. Mama, Papa, Großeltern) online übermittelt werden. 

Wie viele Wege benötigt man,um Eltern in Kindertageseinrichtungen zu informieren?

Viele Träger und Leitungen von Kindertageseinrichtungen fragen sich, ob eine datensichere Elternkommunikation 2.0 überhaupt notwendig ist. Dabei ist eine digitale Kommunikation durchaus vorteilhaft: Die Eltern oder Erziehungsberechtigten sind kurzfristig auch dann erreichbar, wenn sich das Kind gerade nicht in der Einrichtung befindet. Wird die Kommunikation in der Einrichtung auf Elternkommunikation 2.0 umgestellt, lässt sich Zeit, Geld und Papier sparen. Viele Kindertageseinrichtungen nutzen oft unterschiedliche Informationswege: Neben Aushängen werden Elternbriefe verteilt, E-Mails verschickt und die Homepage der Einrichtung betreut. Oft müssen die Mitarbeiter die verschiedenen Kanäle gleichzeitig pflegen und die Eltern diese einzeln abfragen, wollen sie umfassend informiert sein. Werden Listen für Feste oder den Essensplan geführt, können diese auch von dafür nicht berechtigten Personen eingesehen werden. Bekommen die Eltern Telefonlisten oder Elternbriefe, obliegt es ihnen, diese so aufzubewahren, dass Dritte sie nicht lesen können. 

Ein erster Schritt zur Elternkommunikation 2.0 ist der E-Mail-Verteiler einer Einrichtung. Bereits für diesen ist Datenschutz Pflicht: Der Verteiler muss als „BCC“, „Blind carbon copy“, geschlossen sein. Falls nicht, können sich Eltern beim Träger darüber beschweren. Im schlimmsten Fall kann die zuständige Aufsichtsbehörde sogar ein Bußgeld verhängen. Das liegt daran, dass die Eltern der jeweiligen Einrichtung die E-Mail-Adresse angeben, welche für die direkte 1:1 Kommunikation genutzt werden sollte. Taucht diese dann für alle lesbar in einem E-Mail-Verteiler auf, ist das datenschutzrechtlich nicht gestattet. Möchte ein Elternteil der Einrichtung seine E-Mail-Adresse nicht mitteilen, darf ihm kein Nachteil entstehen: Er müsste dann anderweitig informiert werden. 

Empfehlung: Falls Eltern auch untereinander mittels E-Mail kommunizieren wollen, sollte das vom Elternbeirat bzw. Elternvorstand initiiert werden. Dann ist alles datenschutzrechtlich konform. 

Auch wenn Facebook, WhatsApp und Instagram mit ihrer Möglichkeit, Gruppen für die Kommunikation einzurichten, wunderbar einfach zu handhaben sind – sind sie leider nicht datenschutzkonform. Sie müssen in jedem Fall vom jeweiligen Träger genehmigt werden. Richten sich die Eltern einer Kindergruppe eine eigene WhatsApp-Gruppe ein, ist hierfür selbstverständlich keine Genehmigung erforderlich. Anders sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter in dieser Gruppe Mitglied sein möchte. Das ist untersagt: Personenbezogene Daten, zu denen ein „Mia hat Läuse und müsste abgeholt werden“ gehören, dürfen nicht über das private Mobiltelefon der Mitarbeiter verschickt werden. Das dient auch dem Schutz der Mitarbeiter, da diese außerhalb ihrer Arbeitszeiten nicht für die Eltern erreichbar sein müssen. 

Durch digitale Kommunikation verringert sich der zeitliche Aufwand für die Mitarbeiter: Diese brauchen nur noch einen Informationskanal zu bedienen und können darüber alle Eltern schnell erreichen. Das gilt für Termine ebenso wie für andere Mitteilungen. Eltern erhalten die Nachricht auf ihrem Mobiltelefon und können entsprechend handeln. Da die meisten Eltern berufstätig sind und somit per Handy erreichbar, sind sie es gewohnt, sämtliche Informationen über das Smartphone abzufragen. 

Allerdings ist die Einrichtung einer digitalen Elternkommunikation nicht nur vorteilhaft: Sie braucht Zeit für die Einarbeitung der Mitarbeiter, der Datenschutz muss beachtet werden und wird ein Endgerät benutzt, das der Einrichtung gehört, fallen gerade zu Beginn Mehrkosten für die Kindertagesstätte an. Wie groß der zeitliche Aufwand für die Leitung und ErzieherInnen tatsächlich ist, hängt von vielen Faktoren ab: 

  • Wird ein Tool benötigt, um die Eltern zu informieren (top-down-Kommunikation) oder
  • sollen die Eltern auf die Nachrichten antworten können? 
  • Wer kümmert sich dann um die eingegangen Nachrichten der Eltern? 
  • Sollen nur gruppenbezogene oder auch kindbezogene Informationen weitergegeben werden? 
  • Wer überprüft, ob die kindbezogenen Daten auch wirklich bei den richtigen Eltern ankommen?

Eine digitale Elternkommunikation eignet sich hervorragend, um allgemeine Informationen an die Eltern weiterzugeben. Mit Hilfe dieser Kommunikationstools sollen jedoch nicht die besonders wichtigen Tür- und Angelgespräche ersetzt werden, die für eine Zusammenarbeit zwischen Erzieher und Eltern unabdingbar sind. 

Sicherheit 

Datensicherheit ist in Kindertageseinrichtungen unabdingbar. Das ist der Grund, warum bisher nur wenige der knapp 56.000 Einrichtungen in Deutschland digitale Elternkommunikation nutzen. Dabei sind moderne und hiesige Kommunikationstools datenschutzrechtlich wesentlich sicherer, als verwendete Tools amerikanischer Anbieter. Ab dem 25. Mai 2018 tritt die DSGVO, die Datenschutzgrundverordnung in Kraft: Diese verlangt von den einzelnen Anbietern, die persönlichen Daten der Nutzer grundlegend und bestmöglich zu schützen. 

Während sich deutsche und andere Anbieter aus der Europäischen Union an die DSVGO halten müssen, ist das bei US-amerikanischen Anbietern2nicht der Fall. Diese müssen nach dem dort geltenden Gesetz, dem „CLOUD Act“ (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act), amerikanischen Ermittlern selbst dann einen Zugriff auf die Daten der Nutzer gestatten, wenn diese nicht in den Vereinigten Staaten gespeichert werden3

Vorgehen bei der Umstellung auf Elternkommunikation 2.0

1. Bedarfsanalyse

Fragen Sie bei Eltern innerhalb Ihrer Einrichtung nach, wie zufrieden diese mit der aktuellen Kommunikation sind und ob eine Umstellung auf eine datensichere Elternkommunikation 2.0 gewünscht ist (oder ob sie sich eine Umstellung auf eine datensichere Elternkommunikation 2.0 wünschen würden.

2. Einholen der Erlaubnis beim Träger

Sprechen sich die Eltern für datensichere Elternkommunikation 2.0 aus, sollten die Ergebnisse mit Ihrem Träger besprochen und das weitere Vorgehen abgestimmt werden

3. Angebote Einholen

  • Auch wenn Sie einen Anbieter aus der gesamten EU wählen können, da die DSVGO dort überall gilt: Am sichersten sind Sie mit einem Anbieter, der nicht nur in Deutschland ansässig ist, sondern auch seine Server in Deutschland stehen hat
  • Hat der Anbieter eine Datenschutzerklärung?
    • Notfalls Elternbeirat/Elternvorstand/Träger mit einbeziehen
  • Wie ist der Anbieter erreichbar?
    • Support
    • Vor-Ort-Termine möglich
    • Rufnummer bei Problemen vorhanden?
  • Handelt es sich um eine App oder um eine Web-App?
    • (Empfehlung: Auf Grund der sensiblen Daten und Informationen aus Kindertageseinrichtungen ist die Verwendung einer App für Einrichtung und Eltern aus Google Playstore oder App Store zu vermeiden (CLOUD Act)
  • Einwilligungserklärung
    • Fragen Sie bei Ihrem Wunsch-Anbieter nach, ob dieser Ihnen eine Einwilligungserklärung für Ihre Eltern zur Verfügung stellen kann

4. Vertrag mit Anbieter abschließen

    • Eventuell gibt es Probezeiten, in denen Sie und die Eltern das Kommunikationstool testen können

5. Einwilligungserklärung von den Eltern unterschreiben lassen

    • Inhalte (u. a. Zweck, Vorhaben, Datenerfassung, Speicherort, ….)

6. Starten

Fazit

Wird die Kommunikation Ihrer Einrichtung auf Elternkommunikation 2.0 umgestellt, erreichen Sie die Eltern auch außerhalb der Bring- und Abholzeiten. Langfristig sparen Sie Zeit und Geld und nutzen einen sicheren Informationskanal. Alle Informationen, die bisher per Aushänge, Listen, Elternbriefe oder Homepage zu den Eltern gelangten, können jetzt in einem Kanal gebündelt und den Eltern/Erziehungsberechtigten digital zur Verfügung gestellt werden. Wichtig sind neben der Einbeziehung des Trägers vor allem das Einhalten des Datenschutzes und die genaue Prüfung des gewählten Anbieters. 

Autorin: Sabine Hagen 

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