Sicherer Einsatz von IT und Kita-Apps in der KiTa - so geht‘s
Ein alter IT-Kundendienst-Kalauer besagt, dass das größte Computerproblem oft vor dem Bildschirm sitzt. Das gilt fraglos auch für die IT-Sicherheit: Schnell mal eine What’sApp falsch weitergeleitet, eine Phishing-Email geöffnet, schon wieder das gleiche Passwort verwendet, kurz mal den Virenscanner deaktiviert oder das Sicherheitsupdate weggeklickt – wer erkennt sich in solchen riskanten Handlungen am PC oder Tablet nicht gelegentlich wieder. Wer jedoch möchte solche Risiken in Kauf nehmen, wenn es um den IT-Einsatz in einer Kita und um die sensiblen Daten von Kindern geht? Ganz gewiss niemand. Deshalb ist es extrem wichtig, dass Kita-Lösungen, auf einer durchdachten sicheren IT-Architektur basieren, aus einem Guss sind und Benutzerfehler möglichst komplett unterbinden oder im Keim ersticken. Das alles jedoch bei guter Performance und User Experience – ohne die Nutzer und Nutzerinnen ständig mit Sicherheitsprotokollen auszubremsen. Mit diesen Grundgedanken ist das Team der Kita-Digitalisierungs-Komplettplattform Kidling im 2020 angetreten um Erzieher:innen, Trägern und Eltern die Kommunikation, Verwaltung und Planung des Kita-Alltags zu erleichtern.
Punkt 1: Professionelle Kita-IT-Architektur
Damit auf Applikationsebene alles glatt läuft, ist ein perfektes Zusammenspiel aus verschiedenen Lösungskomponenten und Services im Hintergrund gefragt. Diese bildet Kidling zusammen mit seinem IT-Partner ACP entlang einer 5-stufigen Digitalisierungspyramide ab. Gemeinsam mit den Kitas und den Trägern werden die Anforderungen ermittelt und individuell angepasste Lösungen gefunden.
Zunächst müssen die baulichen Zustände geprüft werden: Passen Verkabelung, Brandschutz, gibt es Platz für Rack-Schränke und einiges mehr. Dann gilt es, Netzwerk und Daten umfassend zu schützen. Von der Firewall über Switches hin zum Router betreut ACP auf Wunsch die gesamte Hardware der Kita und unterstützt als langjähriger Branchenkenner auch bei Vorgängen wie der Beantragung von Fördergeldern für die Kita-Digitalisierung.
Um Sicherheit zu gewährleisten sind dann beide Seiten - Hard- und Softwareanbieter - gefragt: Um höchste Standards z.B. bei der Datenaufbewahrung in der Cloud garantieren zu können, arbeiten ACP als Hardware- und Kidling als Softwarepartner eng zusammen. U.a. wird garantiert, dass alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet werden („Hosted in Germany“ – Zertifikat). ACP unterstützt hier technisch - egal ob Private-, Public- oder Hybrid Cloud. Kidling erfüllt höchste europäische Softwarestandards.
Eine wichtige Rolle für die Benutzerfreundlichkeit spielen dabei auch die optimalen Geräte auf Nutzerseite: Daher stattet ACP die Erzieher:innen-Teams auf Wunsch mit moderner und dennoch leistbarer optimaler Hardware aus. Leistungsstarke Notebooks, Tablets sowie integrierte Telefonie und Drucker schaffen in Verbindung mit den funktionalen Eltern- und Erzieher:innen-Apps und Verwaltungsprogrammen Effizienz und Zufriedenheit.
Die digitalen, speziell für den KiTa-Alltag entwickelten Anwendungen von Kidling setzen dann auf den vorherigen Stufen auf. Wenn die technische Basis stimmt, begleitet Kidling die Kita-Teams auf dem Weg in die digitale KiTa: Die gewünschten bzw. benötigten Anwendungen werden ausgewählt und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Kita hin gemeinsam mit deren Team kundenspezifisch angepasst. Dann werden die Teams geschult.
Punkt 2: Datenströme ohne Bruchstellen
Kidling als Komplettpaket statt reiner Kita-App-Lösung setzt bewusst auf dem Konzept auf, dass die Datenströme nahtlos verlaufen. Verglichen mit reinen Messaging-Diensten oder frei zusammen gefrickelten Lösungen aus Apps und Programmen verschiedensten Ursprungs hat eine Plattformlösung wie Kidling, mit der alle Ebenen einer Organisation arbeiten, einen deutlichen Sicherheits-Vorsprung. Gleichzeitig sorgt die Plattform für komfortable, sichere – und DSGVO-konforme und SSL-verschlüsselte Interaktion auch zwischen den Ebenen. So kann die Elternseite zum Beispiel durch einfachen Zugriff auf Kalenderfunktionen wie An-/Abmeldung des Kinds, oder bei entsprechender Freigabe Zugriff auf Wochenpläne, Bilddatenbanken etc. erhalten. Die Erzieherinnen wiederum können sich entscheiden, ob sie Fragen oder Bilder an die Eltern-Kommunikationsapps schicken - oder ihnen einfach Freigaben für Dokumente erteilen.
Zentraler Punkt hierbei ist, dass alle sensiblen kindbezogenen Daten die eigene, zertifizierte 
Kommunikationsumgebung nicht verlassen müssen: Alle Verbindungen und Nachrichten zwischen Programmen der Leitung, der Erzieher:innen in den Gruppen aber auch Träger und Eltern müssen automatisch per Single-Mausklick und ohne Fehlermöglichkeit dort ankommen wo und wie gewünscht – und dies sicher. Auch Antwort- und Feedbackfunktionen müssen ohne Nachdenken an den richtigen Ort zurück gehen. Der/die Anwendende darf sich keine Gedanken machen müssen, was technisch im Hintergrund abläuft. Er/sie soll nach erster Einrichtung nur noch anwenden müssen: Sonst nichts. Denn jeder weitere Eingriff würde Fehlermöglichkeiten bergen und erzeugt Stress.
Weniger Stress und einfacheres Arbeiten haben hierbei nicht nur Erzieher:innen und Eltern. Auch Kita-Leitung und Träger kommunizieren auf Wunsch nahtlos - und für Regionen mit Bildungsgutscheinen wie Berlin hat Kidling sogar eine eigene Schnittstelle zur Abrechnung mit der Kommune – im Fall Berlins der sogenannten ISBJ – für die vollautomatisierte Abrechnung entwickelt und zertifizieren lassen.
Punkt 3: Einfache Benutzbarkeit und Spaß bei der Nutzung
Damit die Nutzung einfach ist und es den Erzieher:innen, Kita-Leiter:innen und Verwaltungskräften der Träger Freude macht, mit den neuen Programmen zu arbeiten, hat Kidling eine ganze Reihe von Maßnahmen ergriffen. Die wesentlichen gehen auf die langjährige Erfahrung von Kidling Gründer Adam M. Skafi zurück. Der studierte Software-Ingenieur kannte bereits international genutzte und geschätzte App-Formate, die eine gute Grundlage boten. Diese wurden dann u.a. mit Hilfe des KnowHows von Cogründerin Oberstudienrätin Eva Mencner an die deutschen Kita-Strukturen angepasst. Mencner war viele Jahre lang als Fachlehrerin für Erzieher:innen tätig. Danach wurde „getestet, getestet und getestet“ – damit alles bis ins kleinste Detail perfekt war. „Wir sind Perfektionisten“, lächelt Skafi. „Dennoch, wir lernen immer noch – wenn wir etwas noch besser machen können, machen wir das für die nächste Kita sofort“. „Unsere Kita-Leiter:innen berichten von mehr als 20 Prozent Zeitersparnis bei der Planung“, so Mencner – ganz zu schweigen von all der Kommunikation mit den Eltern, viel effizienteren Bildungsdokumentation etc. die früher gar nicht in dieser Form stattfinden konnte und überhaupt durch den Einsatz unserer Software erst ermöglicht wird.“
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Hier ein aus dem Office-Paket ausgedruckter Aushang, dort eine Elterngruppe auf What’sApp. Die Kita-Leitung hat gerade ein neues Personalplanungstool auf den PC im Büro gespielt bekommen – an den Träger muss sie die aber in Excel-Export schicken und der klappt nicht. Dazu gibt es Zettel oder einzelne Dateien in denen die Fortschritte jedes Kita-Kinds für Elterngespräch und Essenspläne dokumentiert werden. Und wo war gleich noch die Materialliste für das Sommerfest abgespeichert? Beispiele finden sich nahezu unendlich viele: Die Abläufe in unseren Kitas sind noch viel zu oft Stückwerk, die viel kostbare Arbeitszeit fressen – und wenn Apps oder Software eingesetzt werden, erzeugen die oft wieder neue Arbeit .
Dabei sollten sie doch Arbeit und die Abläufe in der Kita vereinfachen?
Das Team von Kidling besteht aus Fachkräften aus dem Erziehungswesen zusammen mit Digitalisierungsexperten. Gemeinsam haben sie die Kommunikations- und Verwaltungs-Probleme in deutschen Kitas analysiert und beweisen nun seit einigen Monaten, dass es auch anders geht! Und die mehr als hundert deutsche Kitas die die Kidling-Kita-Gesamtlösung seit einigen Monaten nutzen sind begeistert.
Alles in einer Lösung – für jede/n genau das was er braucht
Bei Kidling bekommt jede/r Beteiligte am Kita-Alltag genau das was er benötigt.
Die Eltern
Die Eltern bekommen die Kidling-App auf das Smartphone oder Tablet in dem sie alle Informationen, Bilder und Neuigkeiten aus dem Kita-Alltag verfolgen können. Und in dem sie ihr Kind mit einem Fingertippsen an-/ab, krank, gesund oder kurz mal von der Nachbarin abzuholen melden können - je nachdem was gerade aktuell ansteht. Heruntergeladen wird die App ganz unkompliziert im Google- oder iOS – Appstore.
Bild © Kidling: Einfach und immer dabei: Die Kidling-Elternapp. Die Erfahrung zeigt: Auch zunächst skeptische Eltern, die sie einmal getestet haben, wollen die Kidling Eltern-App nicht mehr missen.
Die Erzieher:innen
Die Erzieher:innen bekommen in den Gruppen ihre Erzieher:innen-App auf Tablets. Über die können sie an alle Eltern der Gruppe Informationen schicken, Wochenpläne hinterlegen etc. – aber auch einzelne Eltern über z.B. fehlende Matschklamotten und vieles mehr informieren. Außerdem haben sie digitale Akten über die Kinder, die nur sie einsehen können. Hier lassen sich schnell auch einmal kritische Gesundheitsinformationen etc. checken. Alles ist komplett datenschutzkonform konfiguriert.
Außerdem können die Gruppenleiter:innen und Mitarbeiter:innen dort besondere Ereignisse für die Bildungsdokumentation der Kinder im Handumdrehen festhalten. Elternanrufe, die sie ständig aus der Gruppe reißen wg. organisatorischem Kleinkram gehören der Vergangenheit an. Eingehende Nachrichten der Eltern sind in der App immer aktuell angezeigt und verfügbar wenn es passt.
Bild © Kidling: Beispiel der App-Oberfläche für die Erzieher:innen. Alles Wichtige wird dort hinterlegt. Wer welche Information laut Voreinstellung bekommt und welche Anwendungen genau genutzt werden sollen, entscheidet die Kita-Verwaltung gemeinsam mit dem Team bei der Installation der Lösung in der Kita.
Die Kita-Leitung
Essenspläne und pädagogische Themenschwerpunkte festlegen, Feste planen, Personalplanung, Abrechnung … Mailings an die Eltern oder den Elternbeirat. Für alle anfallenden Aufgaben gibt es im Kidling-System exakt für die hiesigen Kitas zugeschnittene Software und entsprechende Verwaltungs- und Kommunikationsprogramme. Der Vorteil bei Kidling: Alle Programme sind voll miteinander vernetzt. Es gibt keine Schnittstellenprobleme, nirgendwo müssen Daten mehr manuell exportiert, umgearbeitet, ausgedruckt werden. Viele derzeit noch zeitfressende und komplett unnötige Arbeiten entfallen dadurch. Auch die Kommunikation mit dem Träger funktioniert in allen wichtigen Bereichen auf Tastendruck.
Bild © Kidling: Ob Personal-, Verpflegungs- oder Event-Planung: In der Kidling-App und der Kidling-Plattform hat die Kita-Leitung alle Informationen immer verfügbar – und kann aus der Plattform direkt mit Träger, Team und Eltern kommunizieren.
Der Träger
Abrechnung, Personalverwaltung und Mitarbeiterführung, Finanzplanung ... Der Kita-Träger kann für alle wichtigen Bereiche Tools von zertifizierten Kidling-Partnern mit optimal abgestimmten Schnittstellen einsetzen. Hat er bereits eigene Lösungen – unterstützen branchenerfahrene Kidling IT-Partner bei der passenden und Datenschutzkonformen Konfiguration der technischen Systeme und Schnittstellen.
Bild © Kidling. Die Quintic GmbH und ihre Partner helfen bei der Integration der Kita-Verwaltungsfunktionen und können eine Vielzahl maßgeschneiderter Lösungen empfehlen, wo der Träger noch Handlungsbedarf sieht.
Oberster Grundsatz dabei: Nichts muss – alles kann
Dabei waren den Gründern und Entwicklern von Kidling zwei Dinge besonders wichtig: „Alles kann, nichts muss“, betont Adam M. Skafi, der führende Digitalisierungsexperte hinter Kidling und Gründer der Quintic GmbH, die Kidling entwickelt hat. Und, so seine Partnerin Eva Mencner, vor der Gründung von Kidling viele Jahre Fachlehrerin in der Erzieher:innen-Ausbildung: „Was uns von Beginn an ganz wichtig war: Unsere digitalen Lösungen passen sich der Kita an – nicht anders herum! Alle Apps und Programme lassen sich der jeweiligen Kita, ihrer bewährten Kommunikations- und Verwaltungsstruktur und ihren pädagogischen Bedürfnissen frei anpassen. Freigaben, wer welche Informationen einsehen kann, Kategorien in der Bildungsdokumentation etc. sind alle ganz leicht anpassbar.“
Daher klingt der Umfang aller Möglichkeiten der Kidliing-Gesamtlösung zwar zunächst sehr groß. Aber im Einsatz lässt sich alles sehr schnell erlernen, da sich die Werkzeuge sozusagen generisch in den jeweiligen Kita-Alltag einpassen lassen.